TOP 3 sai lầm nghiêm trọng cần tránh khi quản lý dữ liệu trong hoạt động kinh doanh online

30/07/2020

Bạn đã hiểu đúng về việc quản lý đơn hàng excel, phần mềm quản lý bán hàng hay quy trình quản lý đơn hàng sao cho việc nắm bắt dữ liệu thật hiệu quả hay không? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những hiểu lầm nghiêm trọng giúp bạn có thể kinh doanh online một cách tốt nhất. 

Trong kinh doanh, và đặc biệt là kinh doanh online, việc lưu trữ luôn được coi là tài sản lớn đối với các cửa hàng và doanh nghiệp bởi nó liên quan đến rất nhiều hoạt động khác nhau từ kho bãi, bán hàng, chăm sóc khách hàng… điển hình có thể kể đến một loạt các công việc quản lý mà chủ cửa hàng hay doanh nghiệp vẫn thường phải lưu tâm như quản lý đơn hàng, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay quản lý quy trình đơn hàng… 

Tuy nhiên, tất cả chúng ta, không phải ai cũng biết cách quản lý các công việc trên một cách khéo léo. Ngược lại, chúng ta thường dễ vướng phải những sai lầm nghiêm trọng trong cách quản lý. Chính vì vậy, hãy cùng Nhanh.vn điểm qua một số sai lầm nghiêm trọng cần đặc biệt phải tránh khi kinh doanh online.

1.  Sai lầm trong quản lý đơn hàng excel

Một trong những bước vô cùng quan trọng trong việc quản lý dữ liệu tại cửa hàng hay doanh nghiệp của bạn chính là quản lý đơn hàng. 

Hiện nay, song song với nhiều doanh nghiệp, cửa hàng sử dụng các phần mềm để hỗ trợ quản lý đơn hàng, quản lý kho thì bên cạnh đó, nhiều người vẫn ngại thay đổi và trung thành với phương pháp quản lý bán hàng bằng excel. Việc quản lý này là không sai, tuy nhiên, nó cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót với cửa hàng. Chính vì vậy, với tùy từng loại hình khác nhau, bạn cần lựa chọn cho mình một giao diện và cách tính toán, bố trí excel phù hợp. 

Điều này không chỉ giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.

Một số lưu ý cho các cửa hàng, doanh nghiệp quản lý đơn hàng bằng excel đó chính là: 

Các doanh nghiệp, cửa hàng cần có những nhân viên nắm vững các cách thức làm việc với excel cơ bản, đồng thời nên soát lại các danh sách để tránh nhầm lẫn và khắc phục lỗi xảy ra trong trường hợp đột xuất.

Biết cách sắp xếp cũng như bố trí các tập tin, các cột dữ liệu khác nhau, sao cho dễ sử dụng và quản lý đơn hàng bằng excel dễ dàng nhất.

Tuy nhiên, khi quản lý đơn hàng bằng excel, bạn cũng nên chuẩn bị những phương án phòng trừ với nguy cơ mất dữ liệu do virus… Dễ thấy rằng, việc lưu trữ dữ liệu bằng sổ sách hay trên máy tính, qua các phần mềm thông thường rất dễ bị xâm phạm. 

Có lẽ chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp, cửa hàng đã nhạy bén khi sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng thay thế cho việc quản lý đơn hàng bằng excel thông thường, để từ đó, tránh được những rủi ro và sai lầm nói trên trong việc quản lý. Đồng thời, với việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thường được nâng cấp và tích hợp nhiều tính năng khác nhau sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được các chi phí thời gian và nhân sự trong quá trình vận hành. 

2. Sai lầm trong sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Như đã đề cập ở trên, hiện nay, rất nhiều cửa hàng và doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để thay thế các cách thức làm việc thủ công. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lựa chọn và sử dụng chúng một cách hợp lý. 

Khai thác triệt để phần mềm quản lý bán hàng

Bạn đã sử dụng hiệu quả các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng

Một số doanh nghiệp, cửa hàng vẫn thường tâm đắc rằng đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thì tất cả mọi chuyện sẽ được giải quyết, tuy nhiên đó chính là một trong những sai lầm tai hại, điển hình như có một lưu ý rất quan trọng khi quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng đó chính là: Đừng chỉ quan tâm đến chi phí bỏ ra mà hãy quan tâm đến hiệu quả thu lại. 

Một phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều được chào bán với rất nhiều tính năng, với rất nhiều gói giá trị khác nhau nhằm đáp ứng đa dạng mục đích của người sử dụng. Chính vì thế, với các shop nhỏ, bạn có thể cân nhắc các gói với giá trị thấp sao cho đáp ứng được đầy đủ tính năng mong muốn. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp hoặc chuỗi cửa hàng hoạt động theo một hệ thống, bạn cần xem xét rất nhiều tính năng khác đi kèm để hỗ trợ tối đa hoạt động kinh doanh. Cùng với đó, thay vì bỏ thêm một số tiền nhất định để được sử dụng toàn bộ những tiện ích từ phần mềm quản lý thì quả thật là lợi hơn phải không nào. 

Xem thêm: Không còn hoảng hốt vì mất dữ liệu kinh doanh

Ngoài ra, để chắc chắn về khả năng tương thích và chọn lựa phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, bạn cũng nên tham khảo sơ qua tất cả các phần mềm hiện nay, đọc các ý kiến chia sẻ từ người sử dụng đi trước, đồng thời đăng ký dùng thử trải nghiệm. Trên thị trường hiện nay, tính năng dùng thử với các phần mềm quản lý bán hàng thường kéo dài 14 ngày, chính vì vậy, bạn hoàn toàn có đủ khả năng và thời gian để xem xét kỹ lưỡng trước khi đặt bút và bỏ ra một khoản tiền nhất định cho việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp tối ưu hiệu quả kinh doanh nhé. 

3. Sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng

Quy trình quản lý đơn hàng là một chuỗi các hoạt động có định hướng, có nguyên tắc nhấn định nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu suất công việc và làm tăng lợi nhuận. Chức năng quan trọng của quy trình quản lý đơn hàng đó chính là theo dõi thông tin đơn hàng, phân cấp mức độ đóng gói và thời gian giao hàng dự kiến. Để từ đó, có một cái nhìn tổng quan và một kế hoạch chăm sóc khách hàng tốt nhất.  

quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng sao cho hiệu quả?

Có thể nói, việc xây dựng cho cửa hàng, doanh nghiệp mình một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả là điều không dễ dàng. Các doanh nghiệp, cửa hàng vẫn thường vướng vào những sai lầm nhất định trong việc định hướng, và phát triển kế hoạch kinh doanh của mình. Cụ thể như:

3.1 Thiếu quy trình trong quản lý hàng tồn

Hàng tồn kho là một trong những vấn đề nan giải trong việc kinh doanh, việc thiếu quy trình quản lý rõ ràng, phân cấp rạch ròi sẽ làm cho việc tiêu thụ hàng tồn kho trở nên chậm chạp và có thể ngày càng bồi đắp chúng trở nên nhiều hơn, dẫn đến thất thoát doanh thu và có thể dẫn đến lỗ. Chính vì vậy, các cửa hàng hiện nay đều sử dụng omnichannel để quản lý được công việc kho bãi của mình. Đây cũng được coi là một phần mềm có nhiều ưu điểm với việc quản lý bán hàng đa kênh giúp cho việc chuẩn hóa quy trình quản lý bán hàng trong kinh doanh chưa bao giờ dễ dàng đến vậy.

Quy trình quản lý đơn hàng

Quy trình quản lý đơn hàng gồm nhiều thao tác

3.2. Gắn mã vạch, mã theo dõi không có hệ thống:

Hiện nay, với số lượng và quy mô kinh doanh ngày càng lớn, nhiều chủ cửa hàng cần nghiêm túc nghiên cứu cách phân loại này, nó không chỉ hỗ trợ cho việc sắp xếp hàng hóa trong kho, mà còn giúp bạn có được cái nhìn tổng quát để xây dựng quy trình quản lý bán hàng hợp lý với từng thời điểm. 

Với các bên đối tác, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể sử dụng mã vạch trên lô hàng để theo dõi để kiểm tra đơn hàng của mình một cách chủ động. 

Trên đây là một số lưu ý mà Nhanh.vn muốn chia sẻ với bạn nhằm tránh những sai lầm trong việc quản lý dữ liệu trong hoạt động kinh doanh online. Bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và xây dựng được một quy trình quản lý bán hàng phù hợp để dành chúng vào những mục đích ý nghĩa khác hay không, hãy cân nhắc những gợi ý của chúng tôi nhé. 

Chúc bạn thành công! 

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương