Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhờ đọc được những điều này

24/03/2020

Quản lý thông tin khách hàng chính là công việc mà bất kỳ doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều phải tập trung làm tốt vì khách hàng chính là người trả lương cho toàn bộ nhân viên. Hình thức và cách quản lý có thể khác nhau tùy theo mỗi doanh nghiệp. Thuở còn sơ khai, mọi thông tin liên quan đến khách hàng chỉ dừng lại ở mức cơ bản và nằm trên giấy tờ, sổ sách. Khi nền kinh tế phát triển, mọi lý luận về kinh tế dần thay đổi, chủ các doanh nghiệp bắt đầu chú trọng hơn đến khách hàng, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Lúc đấy, sự chú tâm vào sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh dần được san sẻ cho mối quan tâm về nhu cầu của khách hàng. Làm thế nào để hiểu được khách hàng, khiến cho khách hàng yêu thích và tìm đến mình luôn là nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, nhanh.vn sẽ chia sẻ với các bạn những kinh nghiệm để có thể quản lý thông tin khách hàng hiệu quả​.

1. Quản trị – Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin khách hàng là quản lý các tương tác với khách hàng từ đó hình thành các mối quan hệ kinh doanh. Một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả.

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý các thông tin của khách hàng cũng như quản lý về thông tin tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp tốt hơn.

Khách hàng hiện nay là trung tâm của doanh nghiệp, chính vì vậy dữ liệu khách hàng là vô cùng quan trọng. Đòi hỏi người chủ doanh nghiệp, nhà quản lý cần có kỹ năng quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp trong thời đại số.

Để việc quản lý thông tin khách hàng diễn ra dễ dàng và thuận lợi nhất, các doanh nghiệp thường sử dụng các ứng dụng quản lý khách hàng miễn phí hoặc trả phí gọi là CRM.

Thuật ngữ CRM (Customer Relationship Management) được sử dụng để nói đến định nghĩa này. CRM chỉ việc quản lý quan hệ khách hàng bao gồm cả việc quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng.

Các mục tiêu chính của quản trị khách hàng là tìm kiếm, thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng. Đây là công việc rất quan trọng trong việc đánh giá mối quan hệ với khách hàng.

2. Vai trò của quản lý thông tin khách hàng

  • Mục đích của CRM chính là giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, cung cấp dịch vụ tốt hơn tới khách hàng, nhằm đánh bại các đối thủ cạnh tranh.
  • CRM làm tăng sự hài lòng của khách hàng đối với các dịch vụ của doanh nghiệp, làm giảm chi phí, lãng phí trong hoạt động tiếp thị, chăm sóc khách hàng.
  • Tăng hiệu quả làm việc và giảm áp lực cho nhân viên kinh doanh.
  • CRM giữ lại khách hàng trung thành cho doanh nghiệp, tăng lượng khách hàng mới.
  • Giúp lưu giữ thương hiệu trong tâm trí khách hàng, biến các chiến dịch Marketing trở nên đơn giản, dễ dàng.

3. Những vấn đề gặp phải khi quản lý thông tin khách hàng

3.1. Nguồn nhân lực

Với những doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng thủ công, bằng sổ sách, hay là file excel thì đây là việc rất phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức. Đặc biệt lĩnh vực quản lý thông tin khách hàng trong thương mại điện tử nếu doanh nghiệp làm thủ công thì gần như là điều bất khả thi. Lý do là bởi khối lượng dữ liệu, thông tin cần xử lý hàng ngày là quá lớn, đòi hỏi một lượng cực lớn sức người để vận hành nếu không có phần mềm hỗ trợ.

Với các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để quản lý khách hàng thì vấn đề gặp phải là nhân viên khó sử dụng phần mềm bởi đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp thường rất khó sử dụng.

3.2. Quản lý thông tin

Với các doanh nghiệp bán lẻ, có nhiều cửa hàng ở những địa điểm khác nhau thì vấn đề gặp phải là quản lý dữ liệu tức thời. do việc chuyển giao dữ liệu từ nhiều cửa hàng là rất chậm trễ.

Hơn nữa, thu thập thông tin khách hàng cho doanh nghiệp là rất cần thiết, trong vấn đề này nếu dữ liệu nhập thủ công rất dễ xảy ra nhầm lẫn, nhập sai thông tin của khách hàng, tốn nhiều thời gian trong việc nhập thủ công.

3.3. Bao quát thông tin khách hàng 

Khó khăn trong việc bao quát thông tin khách hàng, không có một cách nhìn tổng quan nhất về khách hàng, định hướng các chiến lược chăm sóc khách hàng không toàn diện. Không có sự liên kết giữa các phòng ban, chia sẻ thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel - Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel

4. 5 lưu ý để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Biết rõ mình cần gì ở khách hàng

Có rất nhiều vấn đề và thông tin của khách hàng mà mình có thể thu thập. Tuy nhiên không phải bất kỳ vấn đề gì của khách hàng cũng quan trọng đối với bạn. Chính vì thế, bạn cần hiểu rõ rằng bạn cần gì nhất ở khách hàng. Khi đó, bạn mới tiến hành việc thu thập thông tin khách hàng theo những cách khác nhau.

Bảo mật tối đa thông tin khách hàng

Khi bạn đã có thông tin khách hàng, bạn cần phải đảm bảo tính bảo mật tối đa đối với mọi thông tin mà bạn có. Điều đó không chỉ ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp bạn mà còn đảm bảo quyền lợi và thông tin của khách hàng. Để làm được điều đó, bạn cần lưu trữ thông tin khách hàng bằng một thiết bị bảo mật tối đa, không để phát tán thông tin.

Biết được khách hàng cần gì

Bạn có thể khai thác được nhiều thông tin quan trọng từ chính khách hàng khi bạn biết được khách hàng cần gì, nhu cầu khách hàng là gì. Chính vì vậy, trước khi thu thập thông tin, bạn cần xem xét những hồ sơ thông tin trước đó của khách hàng, quá trình liên kết của khách hàng đối với doanh nghiệp, công ty mình; Những phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm của mình và đối với bộ phận chăm sóc khách hàng,… Từ đó, bạn mới biết được khách hàng cần gì và tiếp cận khách hàng hiệu quả dựa trên nhu cầu của họ là gì.

Huấn luyện bộ phận quản lý và chăm sóc khách hàng

Để có thể đảm bảo được thông tin khách hàng được quản lý hiệu quả, bạn cần có một đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp với độ uy tín cao và khả năng thu thập thông tin hiệu quả. Nhiều khi, bạn sẽ mất rất nhiều khách hàng tiềm năng chỉ vì bộ phận khách hàng không làm việc hiệu quả, không phải vì chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp bạn kém. Vì thế, việc đào tạo một bộ phận nhân viên chăm sóc và quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp là điều cần thiết. Doanh nghiệp cần đào tạo được cho mỗi nhân viên khả năng thấu hiểu khách hàng, khả năng thu thập thông tin, sử dụng các công cụ quản lý và tiếp cận khách hàng theo những cách khác nhau như Facebook, email, điện thoại,…

Sử dụng công cụ quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Để có thể quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, bạn cần có một công cụ quản lý thông minh. Bộ công cụ này không chỉ giúp bạn lưu trữ thông tin bảo mật mà còn giúp bạn cập nhật, có những thay đổi nhanh chóng thông tin khách hàng. Bên cạnh đó, với bộ công cụ quản lý thông tin khách hàng, bạn có chế độ nhắc nhở công việc với những cuộc hẹn quan trọng với khách  hàng, lịch tư vấn khách hàng và những thông tin cần thiết nhất.

5. 2 Phần mềm quản lý thông tin khách hàng tốt nhất hiện nay

5.1. phần mềm quản lý thông tin khách hàng CRM

Vai trò mà việc quản lý thông tin dữ liệu khách hàng mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, do đó để quản lý khách hàng tốt nhất các doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các phần mềm CRM hoặc tự phát triển ứng dụng CRM cho riêng mình.

CRM

Quản lý thông tin khách hàng với phần mềm CRM

Việc quản lý khách hàng bằng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng CRM đã là xu thế của các doanh nghiệp thời đại mới, bởi quản lý bằng sổ sách, hay các file excel với nhiều sheet lằng nhằng đã quá lạc hậu. Thay vì mất hàng giờ, hay mỏi mắt tìm kiếm trên excel bạn có thể check thông tin chỉ với một lần click chuột trên phần mềm. CRM giúp bạn thấy được hiệu quả của nó đối với việc quản lý khách hàng còn phần mềm crm giúp bạn làm điều đó.

Đối với các doanh nghiệp khi tự triển khai xây dựng phần mềm quản trị khách hàng CRM cho riêng mình thì sẽ đã ứng được tất cả các yêu cầu, phù hợp cho doanh nghiệp, nhưng chi phí sẽ là không hề rẻ nếu doanh nghiệp không có đội ngũ phát triển phần mềm. Ngoài ra, trên thị trường Việt Nam có rất nhiều các phần mềm CRM tốt chi phí phải chăng, phù hợp ngay cả với các doanh nghiệp, cửa hàng vừa và nhỏ cho các doanh nghiệp lựa chọn.

5.2. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng của Nhanh.vn

Vai trò việc quản lý thông tin dự liệu khách hàng mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, do đó để quản lý khách hàng tốt nhất các doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các phần mềm của Nhanh.vn. 

Việc quản lý khách hàng bằng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng Nhanh.vn đã là xu thế của các doanh nghiệp thời đại mới, bởi quản lý bằng sổ sách, hay các file excel với nhiều sheet lằng nhằng đã quá lạc hậu. Thay vì mất hàng giờ, mỏi mắt tìm kiếm trên excel thì bạn có thể check thông tin chỉ với một lần kích chuột trên phần mềm

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng

- Với doanh nghiệp

  • Tăng doanh thu- giảm chi phí
  • Tạo ra văn hóa, giúp lưu trữ thông tin thương hiệu lâu dài trong tâm trí khách hàng
  • Giảm sự chồng chéo các phần mềm không cần thiết, bởi có phần mềm của Nhanh.vn là bạn có( quản lý thông tin khách hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng)
  • Tổng hợp lịch sử mua từ mọi kênh bán hàng
  • Phân nhóm khách hàng theo đặc điểm
  • Nhanh.vn giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên qua việc theo dõi trên phần mềm 
  • Tiết kiệm thời gian trong quản lý thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, theo dõi thông tin khách hàng.
  • Dễ dàng trao đổi thông tin giữa các phòng ban
  • Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất mà Nhanh.vn muốn chia sẻ, mong rằng sẽ giúp ích cho các bạn trong việc kinh doanh.
  • Lên lịch gửi email/SMS sau một thời gian để nhắc khách mua tiếp
  • Phân cấp độ khách hàng dựa vào tổng tiền tích lũy theo tháng/kỳ.

- Nhân viên kinh doanh

  • Nhanh.vn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, khoa học, nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin khách hàng.
  • Phân quyền theo nhóm, từng nhân viên

Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất, mong rằng sẽ giúp ích cho  việc kinh doanh của các bạn.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến