Nguyên tắc quản lý đơn hàng bằng file excel

06/08/2020

Hiện nay quản lý đơn hàng bằng file excel đang là phương án được nhiều chủ shop, chủ cửa hàng lựa chọn là nơi lưu giữ và quản lý thông tin đơn hàng của mình. Tuy nhiên quản lý đơn hàng sao cho hiệu quả thì không hề dễ dàng chút nào. Quản lý đơn hàng bằng file excel đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, chi phí thì người sử dụng cần phải nắm chắc nguyên tắc của công cụ này.

Hiện nay quản lý đơn hàng bằng file excel đang là phương án được nhiều chủ shop, chủ cửa hàng lựa chọn là nơi lưu giữ và quản lý thông tin đơn hàng của mình. Tuy nhiên quản lý đơn hàng sao cho hiệu quả thì không hề dễ dàng chút nào. Quản lý đơn hàng bằng file excel đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, chi phí thì người sử dụng cần phải nắm chắc nguyên tắc của công cụ này.

Nhiều shop và các doanh nghiệp nhỏ hiện nay đang quá tập trung chú trọng đến khâu bán hàng, mở rộng thị trường, tăng doanh thu mà chưa nâng cao kỹ năng, cải thiện quy trình quản lý đơn hàng. Điều này dẫn tới nhiều vấn đề gặp phải khi chuyển hàng cho khách hàng như sai thông tin, trùng đơn, sót đơn,... làm cho thời gian giao hàng lâu hơn khiến khách hàng không hài lòng, mất uy tín của đơn vị kinh doanh. Chính vì vậy, các chủ shop, chủ doanh nghiệp cần quan tâm, chú trọng hơn trong quản lý đơn hàng. Muốn làm được tốt trong khâu quản lý đơn hàng bằng file excel thì bạn cần phải nắm vững cách quản lý đơn hàng.

1. Quản lý đơn hàng bằng file excel

1.1 Khái niệm quản lý đơn hàng

Khái niệm quản lý đơn hàng chắc hẳn không còn xa lạ gì với những thực thể kinh doanh. Quản lý đơn hàng là công tác lên kế hoạch bài bản, cụ thể để theo dõi tất cả các thông tin của đơn hàng từ thông tin khách hàng, đóng gói đơn hàng và giao hàng với một quy trình suôn sẻ đảm bảo sản phẩm sẽ đến tay khách hàng nhanh, chính xác nhất. Để quản lý được đơn hàng tốt thì yêu cầu đối với nhân viên chịu trách nhiệm quản lý đơn hàng phải cẩn trọng, tỉ mỉ từ bước xử lý thông tin đầu vào tới đưa thông tin đầu ra nhằm quản lý đơn hàng hiệu quả và số lượng hàng trong kho luôn được cập nhật chính xác. Sau khi tiến hành xử lý thông tin, xuất hàng từ kho và đóng gói sản phẩm, bộ phận quản lý đơn hàng cũng phải theo sát đơn hàng sau khi đã chuyển hàng cho bộ phận vận tải để có thể theo sát đơn hàng xử lý mọi tình huống phát sinh và phản hồi lại với chủ shop, chủ doanh nghiệp một cách kịp thời.

Khái niệm quản lý đơn hàng.

Khái niệm quản lý đơn hàng.

1.2 Quản lý đơn hàng bằng file excel

Quản lý đơn hàng bằng excel là cách quản lý đơn hàng tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho chủ shop và chủ doanh nghiệp mà rất đơn giản, tiện ích, dễ dàng sử dụng. Excel ra đời cho phép bạn quản lý đơn hàng trên công cụ này với các file excel có thể lưu trữ được miền dữ liệu lớn được trình bày khoa học, dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát thông tin cùng các hàm tiện ích nâng cao có thể giúp bạn liên kết trực tiếp với kênh bán hàng của bạn đưa ra trực tiếp thông tin mà không cần nhập quá nhiều tránh sai sót.

Quản lý đơn hàng bằng file excel.

Quản lý đơn hàng bằng file excel.

File excel dùng để quản lý đơn hàng của bạn càng chi tiết thì thì thông tin đơn hàng càng được đầy đủ, quá trình theo dõi đơn hàng càng dễ dàng hơn. Quản lý đơn hàng bằng file excel bạn nên để các mục như ngày/ tháng bán hàng, thông tin khách hàng( tên, số điện thoại, địa chỉ,...), mã hàng hóa khách đặt, số lượng hàng hóa, đơn giá, tổng tiền phải thanh toán, phí ship, trạng thái đơn hàng,... Bạn cũng có thể xây dựng file excel riêng đối với quy trình quản lý đơn hàng online và quản lý đơn hàng trực tiếp. Cách quản lý đơn hàng này khá hiệu quả với các shop và doanh nghiệp nhỏ nếu biết tận dụng hết các tiện ích của nó vì đây là cách vừa có thể quản lý offline vừa có thể quản lý online giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đem lại hiệu quả tốt sẽ giúp bạn kiếm được nguồn lợi nhuận lớn hơn.

2. Nguyên tắc quản lý đơn hàng bằng excel 

Cách quản lý đơn hàng bằng file excel nghe có vẻ đơn giản nhưng để đạt được hiệu quả bạn phải nắm vững các nguyên tắc quản lý đặt biệt là quy trình quản lý đơn hàng online. Với các đơn hàng bạn bán trực tiếp tại shop hoặc doanh nghiệp thì quá trình bán hàng diễn ra trực tiếp và bạn đã nhận được tiền thanh toán của khách hàng, nếu có phát sinh vấn đề bạn có thể yêu cầu khách hàng xuất hóa đơn thanh toán để giải quyết. Tuy nhiên với đơn hàng online bạn cần phải quản lý chặt chẽ hơn rất nhiều để có thể giải quyết ngay khi phát sinh vấn đề nhằm giao hàng kịp tiến độ, không để thất lạc đơn hàng.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý đơn hàng online trên Facebook hiệu quả

2.1 Nhập thông tin khách hàng một lần

Sau khi có thông tin đặt hàng bạn nên nhập luôn dữ liệu thông tin khách hàng cung cấp một cách chính xác và không nhập nhiều lần tránh trùng đơn hàng hoặc thông tin khách hàng bị nhập sai thì khi bạn sửa thông tin sẽ mất nhiều thời gian hơn.

2.2 Cập nhật hàng tồn thường xuyên

Cập nhật hàng tồn thường xuyên.

Cập nhật hàng tồn thường xuyên.

Nếu shop hoặc các doanh nghiệp sau thì nhập lô hàng mới về thì nên kiểm tra mã hàng, số lượng hàng hóa và thêm số lượng trên file excel để hàng hóa được cập nhật liên tục, chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra định kỳ số lượng hàng hóa thực có tại kho để tránh trường hợp thất thoát hàng hóa.

2.3 Quản lý theo mã

Để tránh phức tạp khi quản lý đơn hàng online trên file excel bạn nên quản lý khách hàng theo mã vì có nhiều người có trùng tên và ngày tháng năm sinh, như vậy khi bạn nhập thông tin khách hàng bạn chỉ cần theo dõi thông tin khách bằng mã mà không phải ghi nhớ nhiều. Các mẫu sản phẩm bạn cũng nên tạo mã riêng để dễ dàng trong việc tìm kiếm, thống kê. Tuy nhiên, sử dụng file excel để quản lý đơn hàng thường phù hợp với các shop và doanh nghiệp nhỏ kinh doanh dưới 50 mã sản phẩm.

Trên đây là bài viết chia sẻ thông tin của Nhanh.vn về nguyên tắc quản lý đơn hàng bằng file excel. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn đang gặp vấn đề trong quản lý đơn hàng, bạn có thể tham khảo phần mềm bán hàng - công cụ tối ưu giúp bạn quản lý đơn hàng, kho hàng, vận chuyển,... của Nhanh.vn nhé. Hãy truy cập vào website Nhanh.vn để biết thêm chi tiết và tìm hiểu thêm những thông tin bổ ích khác nhé.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương