Giải pháp quản lý các công việc trong công ty để đạt hiệu quả tốt nhất

14/03/2020

Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi  người làm phải có được những kỹ năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải có được cả những kỹ năng điều phối, phân tích, hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá tải  bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết công việc đó.​

Nội dung chính [hide]

1. Quản lý công việc trong doanh nghiệp

1.1.  Quản lý công việc: cần xác định từng mục tiêu cụ thể.

Mọi người thường hay nói đùa với nhau rằng, một nhân viên làm việc mà không có mục tiêu, không có kế hoạch, không có quy trình… thì công việc của người đó cũng như trò bịt mắt bắt dê mà thôi. Mục tiêu sẽ định hướng cho mọi hoạt động và cũng là động lực để ta hoàn thành tốt công việc của mình.

1.2. Quản lý công việc theo quy trình 

Kế hoạch giúp ta tiên liệu và xử lý tốt các tình huống trong quá trình giải quyết công việc. Giảm thiểu những sai sót và sự cố bất ngờ. Để lập được kế hoạch cần xác định được những thông tin cần thiết và nguồn lực.

1.3. Quản lý công việc: Những điểm cần lưu ý đặc biệt.

Không gian làm việc :

Bạn sẽ thấy thích thú và sảng khoái với nơi làm việc của mình hơn nếu như nó thật sự ngăn nắp và sạch sẽ. Vì vậy, mỗi ngày hay mỗi tuần bạn nên dành một chút thời gian để sắp xếp đống hồ sơ tài liệu, vứt bỏ những giấy tờ không cần thiết. Và đặc biệt, ở cạnh máy tính bạn có thể để một cây xương rồng nhỏ. Nó vừa tạo cảm giác thẩm mỹ mà vừa rất hiệu quả trong hấp thụ bức xạ, giảm bớt tác động đến cơ thể. Ngoài ra, bạn cũng không nên đặt các vật xung quanh máy tính bằng kim loại để tránh tái phát xạ sóng điện từ.

Đừng quên áp dụng máy móc và công nghệ vào quản lý công việc hàng ngày:

Ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ , đặc biệt là công nghệ thông tin có thể khiến bạn đi từ bất ngờ này sang bất ngờ khác. Việc áp dụng máy móc hay phần mềm bổ trợ là rất có lợi cho công việc của bạn ở bất cứ lĩnh vực nào. Một chiếc máy tính tốc độ cao, dung lượng lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

quản lý công việc bằng công nghệ

Áp dụng máy móc công nghệ vào quản lý công việc

Xem thêm: Cách lập các nghiệp vụ kế toán bán hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng trên Excel miễn phí

2. Tại sao cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả

  • Có một sự thật là những công việc được tuân thủ đúng quy trình thì sẽ cho ra kết quả tốt nhất và đồng nhất.
  • Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Và lý do mà doanh nghiệp cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả đó chính là:
  • Mỗi cá nhân khác nhau đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý công việc hiệu quả  sẽ giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?
  • Quy trình quản lý công việc hiệu quả giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
  • Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

3. Quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp

3.1.Liệt kê những công việc cần làm

Trước khi bắt tay vào làm việc, điều quan trọng nhất chính là phải biết những việc cần làm là gì. Điều này sẽ hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc nhầm lẫn công việc trong cả quá trình xử lý. Liệt kê những công việc cần làm chính là bước đầu tiên để xây dựng quy trình quản lý công việc hiệu quả.

3.2.Sắp xếp thứ tự những công việc cần làm

Việc sắp xếp các công việc cần làm sẽ xác định được tầm quan trọng của những công việc đó, những việc khẩn cấp, những việc có thể để sau, sự ảnh hưởng từng đầu việc với mục đích cuối cùng. Khi công việc này được thực hiện hiệu quả, bạn mới có thể khiến cho cả quá trình quản lý công việc hiệu quả.

3.3.Phân loại công việc

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều loại công việc khác nhau cần phải thực hiện. Số lượng công việc lớn và phức tạp như vậy gặp sẽ phải những vấn đề nhất định như công việc cá nhân, công việc tập thể,công việc thuộc lĩnh vực này, có việc lại thuộc lĩnh vực khác,…. Vì vậy, để quản lý quy trình công việc hiệu quả thì việc phân chia công việc ra những loại hình các nhau là cần thiết.

3.4.Rà soát công việc và cập nhật tiến trình công việc

Rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến trình công việc là điều hiển nhiên trong doanh nghiệp. Thực hiện công việc này thường xuyên để chắc chắn tính chính xác và đảm bảo hiệu quả công việc một cách tối ưu.

3.5.Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc không còn xa lạ trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp lớn hiện nay. Sử dụng phần mềm quản lý công việc là một phương pháp để xúc đẩy quy trình quản lý công việc hiệu quả trong thời đại công nghiệp 4.0 nhanh, gọn và tin cậy:

–   Quản lý đồng bộ hệ thống dữ liệu

–   Giao việc cho nhân viên

–   Giám sát quá trình làm việc của nhân viên

–   Báo cáo tiến độ công việc

Quản lý công việc

Quy trình quản lý công việc

Xem thêm: Quy trình quản lý công việc để đạt kết quả tốt nhất

4. Quy trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp

4.1. Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:

  • Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
  • Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
  • Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.

4.2. Quy trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp:

  • Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
  • Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
  • Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
  • Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
  • Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ

a. Huấn luyện

  • Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
  • Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.
  • Ký tên vào biên bản huấn luyện.

b. Tổ chức sắp xếp

Các công cụ phương tiện:

  • Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.
  • Các loại bìa còng, bìa lá.
  • Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
  •  Đĩa CD và đầu ghi

Lên kế hoạch về thời gian

  • Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ – 1 ngày.
  • Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.
  • Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
  • Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện…

Tổ chức thực hiện

  • Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
  • Giải thích các yêu cầu.
  • Làm mẫu cho nhân viên một lần.
  • Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
  • Dán các sticker.
  • Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ

Lập danh mục

  • Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.
  • Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.

Theo dõi, cập nhật

  • Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
  • Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.

5. Quy trình quản lý công văn, giấy tờ trong doanh nghiệp

a. Khi nhận được 1 công văn đến

Bộ phận văn thư, hành chính phải thêm mới văn bản vào Sổ công văn đến (tình trạng chưa xử lý).

Với văn bản / công văn này phải xác định rõ được các nội dung:

  • Ngày nhận
  • Loại văn bản, số văn bản, ngày ký văn bản
  • Nơi gửi, người ký
  • Nội dung chính của văn bản
  • Công việc cần làm, bộ phận cần xử lý

b. Khi giao văn bản cho bộ phận xử lý và chờ kết quả

Sau khi đã vào sổ quản lý công văn đến, bộ phận văn thư hành chính sẽ giao văn bản cho bộ phận có liên quan để họ xử lý (tình trạng đang xử lý).

Tại đây cần chú ý thời gian xử lý văn bản theo tiêu chuẩn với mỗi loại văn bản để có thể theo dõi khi nào văn bản hết thời hạn xử lý

=> Đánh giá, theo tiến độ xử lý của bộ phận có liên quan, đảm bảo được quy định về thời gian xử lý văn bản đến.

c. Khi bộ phận xử lý thực hiện xong

Trong thời gian xử lý, khi có kết quả thì bộ phận xử lý sẽ thông báo kết quả và gửi tới bộ phận hành chính, văn thư để theo dõi, thông báo hoặc lưu trữ (tùy theo nội dung công việc). (tình trạng Đã xử lý)

Kết quả xử lý gồm 03 loại:

  • Hoàn thành: nội dung được xử lý 100% và không phát sinh thêm nội dung gì
  • Cần bổ sung: cần làm rõ thêm thông tin. Khi đó cần ban hành thêm các công văn, văn bản đề nghị bổ sung, làm rõ thông tin.
  • Quá hạn: Quá thời hạn mà chưa xử lý xong. Khi đó cần kiểm tra lại bộ phận chịu trách nhiệm xử lý văn bản đó.

6. Quy trình quản lý dấu trong doanh nghiệp

Xem thêm: 

6.1. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

1. Về quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

  • Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
  • Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
  • Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
  • Không được đóng dấu khống chỉ.

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

  • Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
  • Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

2. Về đóng dấu

  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
  • Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

6.2. Nội dung hướng dẫn về đóng dấu ở cơ quan và đóng dấu mức độ cẩn mật

1. Đóng dấu cơ quan

  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
  • Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
  • Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc tên của phụ lục.
  • Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

2. Đóng dấu độ khẩn, mật

  • Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
  • Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
  • Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý các công việc sự vụ trong công ty được chia sẻ và tổng từ nhiều nguồn. Mong rằng những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ giúp ích cho các bạn trong việc quản lý. Chúc các bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến