Bỏ túi những lưu ý khi thiết kế hóa đơn bán hàng

09/01/2020

Trong các hoạt động kinh doanh cung ứng dịch vụ với rất nhiều giao dịch mỗi ngày, hóa đơn bán hàng đóng một vai trò vô cùng quan trọng và trở thành một loại văn bản chứng từ được sử dụng rộng rãi đối với các quy định của Pháp luật. Do đó, mỗi doanh nghiệp và các nhà bán lẻ ngoài việc quan tâm đến các phần mềm quản lý bán hàng đều nên cân nhắc sở hữu một hóa đơn bán hàng giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý, vận hành và hoạt động buôn bán trao đổi hàng hóa. Tuy nhiên, việc thiết kế và in ấn một hóa đơn bán hàng luôn đòi hỏi người bán hàng cần tuân thủ những quy định của pháp luật và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn trong quá trình sử dụng. Dưới đây là những lưu ý mà bạn cần cân nhắc khi thiết kế một hóa đơn bán hàng giúp mang lại hiệu quả cao.

1. Những thông tin bắt buộc cần có trên hóa đơn

Những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn bán hàng phải được yêu cầu thể hiện trên cùng một mặt giấy. Đó là những nội dung bao gồm những thông tin sau: thông tin về hóa đơn, thông tin chi tiết về người bán (địa chỉ, số điện thoại, tên đầy đủ…), thông tin về người mua, thông tin về tổ chức nhận in hóa đơn.

Cùng với đó những ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn để cung cấp thông tin thể hiện ký hiệu tên loại, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Theo thông tư quy định, ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn theo hệ thống chữ cái tiếng việt và hai chữ số cuối của năm. Đây chính là dấu hiệu phân loại hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in. Ngoài ra, liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn được quy định phải có từ 2 liên trở lên và không sử dụng quá 9 liên cụ thể trong đó có 1 liên được người bán lưu lại và liên 2 được giao cho người mua. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp phải có 3 liên trong đó liên 3 được lưu tại cơ quan thuế. Cùng với đó, những thông tin về hàng hóa dịch vụ buôn bán và cung cấp cho khách hàng cần được người bán và người mua ký và ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu nếu có cùng với ngày tháng cụ thể khi lập hóa đơn.

Những thông tin bắt buộc cần có trên hóa đơn

Những thông tin bắt buộc cần có trên hóa đơn

2. Những lưu ý khi thiết kế hóa đơn bán hàng

Việc thiết kế hóa đơn bán hàng cần tuân thủ quy định và nội dung bắt buộc cần có để thể hiện được trên cùng một mặt giấy. Những hóa đơn bán hàng cần được dễ dàng nhận biết và cần có phông chữ dễ đọc, nổi bật, có logo và nhãn hiệu của công ty. Ngoài ra những hình ảnh được sử dụng trên hóa đơn có vai trò vô cùng quan trọng và thường được in chìm dưới nền hoa để không tạo cảm giác rối mắt, rườm rà. Để đảm bảo hóa đơn được in đúng quy định và đảm bảo tính thẩm mỹ nhưng vẫn mang dấu ấn cá nhân của doanh nghiệp hoặc nhà bán lẻ, khách hàng có thể tham khảo sử dụng những dịch vụ thiết kế và in ấn hóa đơn. Tuy nhiên, khách hàng cần cân nhắc đến chất lượng, giá thành và đặc biệt là các mẫu mã thiết kế để có thể sở hữu mẫu hóa đơn bán hàng phù hợp nhất.

Những lưu ý khi thiết kế hóa đơn bán hàng

Những lưu ý khi thiết kế hóa đơn bán hàng

Xem thêm: Mách bạn top 3 phần mềm quản lý bán hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

3. Một số lưu ý khi sử dụng phông chữ trong hóa đơn

Để sở hữu hóa đơn bán hàng có thể dễ đọc hơn, các doanh nghiệp và các nhà bán lẻ cần cân nhắc nên sử dụng những phông chữ mang tính cổ điển được in và được nhiều người sử dụng. Ví dụ như Arial, Times New Roman, Vn Times,… Hơn nữa, hầu hết những phông chữ này được thiết kế rất chỉnh chu, kỹ lưỡng với sự chặt chẽ với các nét chữ và các kí tự chữ số giúp cho người đọc có thể dễ đọc và nhận biết những thông tin trong hóa đơn bán hàng. Ngoài ra, những thông tin trên hóa đơn tuyệt đối không được thể hiện với nhiều phông chữ khác nhau,  điều này mang đến sự rối mắt và khó tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Việc sử dụng phông chữ không khéo léo có thể khiến hóa đơn bán hàng của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, rối mắt và khó tiếp nhận thông tin. Bên cạnh đó, size chữ phù hợp cũng là một điểm đáng lưu ý.

Một số lưu ý khi sử dụng phông chữ trong hóa đơn

Một số lưu ý khi sử dụng phông chữ trong hóa đơn

Lời kết

Để đảm bảo các loại hóa đơn được in đúng quy định và đảm bảo tính thẩm mỹ nhưng vẫn mang dấu ấn cá nhân của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức cá nhân khách hàng, bạn nên cân nhắc thật kỹ được thiết kế lựa chọn phông chữ màu sắc hình ảnh ảnh để giúp mang lại một hóa đơn bán hàng với thiết kế bắt mắt đẹp thu hút người nhìn và dễ dàng tiếp nhận thông tin.

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến